Verificatie
Voordat je online geld kunt aannemen moet je bedrijf geverifieerd worden. Elke betaalprovider in Europa moet dit doen. Het is de "ken je klant"-controle, en hij is voor niemand optioneel.
ReservationBay voert hem voor je uit. Jij upload documenten in het portaal, en de provider werkt ze af.
Waar het gebeurt
Instellingen → Abonnement drijft het proces, en Betalingen toont de voortgang. Tot het klaar is verschijnt er op elke portaalpagina een banner.
Wat er wordt ingericht
Twee dingen, automatisch:
- Eén merchant voor je bedrijf, de rechtspersoon waarop de controle draait.
- Eén verkooplocatie per locatie die je in ReservationBay hebt. Daardoor splitsen de rapportage en de afrekening van de provider zelf al per winkel, wat precies is wat je wilt als je er meer dan één hebt.
Elk krijgt een code, zichtbaar op je schermen: een merchantcode als M-1234-5678 en een servicecode als SL-1234-5678.
De documenten
De checklist wordt opgebouwd uit wat de provider daadwerkelijk vraagt. Dat verschilt per rechtsvorm (eenmanszaak, bv, stichting) en per betaalmethode die je wilt. Je wordt nooit om een document gevraagd dat in jouw geval niet nodig is.
Meestal: een uittreksel van de Kamer van Koophandel, identiteitsdocumenten van de eigenaren of bestuurders, en een bankafschrift waarop de tenaamstelling staat.
Elk document in de checklist toont zijn status en, bij afkeuring, de reden. Een afgekeurd document is duidelijk te onderscheiden van een document dat nooit is geüpload, zodat je het verschil ziet tussen "dit moet je nog doen" en "dit hebben we niet geaccepteerd, hierom".
Documenten worden veilig opgeslagen en komen nooit in de eigen database van ReservationBay terecht.
Drie statussen, niet één
De schermen tonen er drie, want ze betekenen iets anders:
| Status | Wat hij vertelt |
|---|---|
| Merchantstatus | Of je merchantaccount bestaat en in orde is. |
| Onboardingstatus | Hoe ver de verificatie is. |
| Uitbetaalstatus | Of er daadwerkelijk geld naar je bank kan. |
Je kunt transacties kunnen verwerken terwijl je nog geverifieerd wordt, maar nog niet uitbetaald kunnen worden. ReservationBay wacht bewust op beide: geld dat we niet aan je kunnen uitbetalen is geld dat we zouden moeten uitleggen, dus online betalingen gaan aan als het geheel geaccepteerd is.
Indienen ter beoordeling
Als alles op de checklist geüpload is, dien je het in ter beoordeling. Staat er nog iets open, dan wordt indienen geweigerd, met vermelding van wat er nog ontbreekt, zodat je weet wat je moet doen.
Terwijl je wacht
Er wordt verder niets geblokkeerd. Je kunt boekingen aannemen, de balie draaien, contant en pin aannemen, facturen sturen en elke andere functie gebruiken. Alleen online betalingen wachten.
Als het klaar is
- De banner verdwijnt.
- Het Betalingenscherm gaat over op zijn normale vorm: methoden, transacties, wallet, uitbetaalfrequentie.
- Je klanten kunnen online betalen in de widget.
Als er halverwege iets misgaat
Het proces is bij elke stap hervatbaar. Mislukt een upload of valt de verbinding weg, kom dan terug en ga verder. Er hoeft niets opnieuw te beginnen.
Je automatische incasso
Los van de documentcontrole registreer je een bankrekening voor je ReservationBay-facturen. Zie Automatische incasso.