Een boeking aanmaken aan de balie
Boeking aanmaken opent één formulier dat de pagina afloopt in de volgorde waarin je de vragen ook echt zou stellen.
1. Locatie en periode
Kies de locatie, dan de startdatum en -tijd en de einddatum en -tijd.
Zodra de periode staat, rekent ReservationBay uit wat vrij is. Tijden zijn beperkt tot de openingstijden van de locatie, en sluitingsdagen worden niet aangeboden.
2. Objecten
Per regel kies je een categorie en daarna een specifiek object of Automatisch een object selecteren.
- De categorie laat zien hoeveel er beschikbaar zijn voor die periode, 3 beschikbaar, 1 object beschikbaar, of Uitverkocht.
- Automatisch kiezen is de normale keuze; het systeem reserveert er één voor je. Kies een specifiek object als de klant om dat exemplaar vroeg, of als je de staat ervan kent.
- Het prijsinterval (per uur, dag, week of maand) komt van de categorie, en de regelprijs volgt uit je tarieventabel.
- Vereist de categorie een maat, dan kies je die hier; vereist hij een identificatie, dan zijn alleen objecten met zo'n nummer te kiezen.
- Velden als framenummer, accunummer en sleutelnummer worden getoond waar ze ingevuld zijn, zodat je ze aan de klant kunt voorlezen.
Object(en) toevoegen voegt nog een regel toe; het prullenbakje haalt er één weg.
Selecteer je meerdere objecten op één boeking, dan verschijnt een waarschuwing. Dat is expres. Een gezin van vier fietsen op één boeking is normaal, maar vier fietsen die per ongeluk aangevinkt staan is veel voorraad om onterecht te blokkeren.
3. Pakketten
Verkoop je pakketten, dan voeg je die hier met een aantal toe. Een pakket gaat als één regel naar buiten maar reserveert elk onderdeel apart, en het aantal dat je kunt kiezen wordt begrensd door het schaarste onderdeel.
4. Extra's & afkoop
Alles wat geen object is: helmen, kinderzitjes, schoonmaakkosten, een schadeafkoop. Een afkoop met een percentage wordt berekend over het subtotaal van de huur. Artikelen waarvan je voorraad bijhoudt tonen hoeveel er nog vrij zijn voor deze periode.
5. Financieel
Hier zie je de lopende totalen en kun je verrekenen:
- Een kortingscode. Typ hem en hij wordt direct tegen het werkelijke totaal gecontroleerd. Geldt hij, dan zie je wat hij waard is ("Geldig, € 12,50 korting"). Geldt hij niet, dan krijg je precies te horen waarom: buiten de geldigheidsperiode, geen gebruiken meer over, de bestelling zit onder het minimumbedrag, of hij geldt niet voor deze locatie of categorie. Een code controleren kost geen gebruik.
- Een voucher / cadeaubon. Typ de code en het resterende saldo verschijnt. Er wordt nooit meer opgenomen dan het saldo en nooit meer dan de boeking waard is. Een cadeaubon betaalt een verhuur, hij keert geen geld uit.
De borg en een eventuele bonus staan hier ook.
6. Klant
Zoek de klant op naam, e-mailadres of klantnummer. Is het een nieuwe klant, gebruik dan Klant aanmaken en vul e-mailadres, voor- en achternaam, land en telefoonnummer in.
Telefoonnummers worden gecontroleerd en genormaliseerd, dus een nummer met of zonder landcode komt er hetzelfde uit.
Voordat je opslaat
Twee schakelaars onderaan:
- Klant e-mail sturen: stuurt de boekingsbevestiging. Staat standaard aan.
- Klant sms sturen (€ 0,15): stuurt ook een sms. Staat standaard uit, en het kost geld, daarom staat de prijs op de schakelaar.
- Boeking direct bevestigen: maakt de boeking als Bevestigd aan in plaats van Nieuw. Aan de balie is dat meestal wat je wilt; de klant staat voor je.
Het overzicht
Rechts loopt het boekingsoverzicht mee: de periode, de regels, het subtotaal, de borg, een eventuele korting en het totaal. Wat daar staat, is wat de klant betaalt.
Druk op Boeking opslaan en je komt op de boeking, waar je de betaling aanneemt.