Ga naar hoofdinhoud

Documentsjablonen

Bij Documentsjablonen schrijf je het papierwerk dat je bedrijf overhandigt: het huurcontract, de offerte en de pakbon.

Documenten zijn een optionele functie, zet ze aan bij Instellingen → Functies.

De lijst​

Je sjablonen als kaarten, elk met een label voor het type. Nieuw sjabloon maakt er een; op een kaart klikken bewerkt hem.

Een sjabloon schrijven​

  • Naam: voor jou.
  • Documenttype: huurcontract, offerte of pakbon.
  • Inhoud: de tekst van het document.

Je schrijft gewone tekst en zet invulvelden neer waar de gegevens van de boeking horen. De editor toont de beschikbare velden; erop klikken voegt ze op de cursorpositie in.

De sjablooneditor: naam, documenttype, de aanklikbare lijst met beschikbare velden, en het tekstvak, met onderaan Opslaan en Pdf-voorbeeld.

Invulvelden vullen zichzelf uit de boeking, de klant, je bedrijf, de locatie en de boekingsregels: namen, adressen, data, objecten, prijzen, de borg, de totalen.

Regelovergangen die je typt zijn regelovergangen in het resultaat, zowel in de tekst als in meerregelige waarden zoals een adres. Wat je typt is wat er komt te staan.

Bekijken​

Pdf-voorbeeld rendert het sjabloon dat je voor je hebt, ook voordat je het opslaat, met voorbeeldgegevens van een boeking en je echte huisstijl, en opent het in een nieuw tabblad.

Gebruik het. Een contract is een van de weinige dingen die een klant echt leest, en een invulveld op de verkeerde plek zie je veel makkelijker dan dat je het je voorstelt.

Je huisstijl op elk document​

Elke pdf wordt automatisch in je eigen huisstijl verpakt:

  • een kop met je bedrijfslogo, of je bedrijfsnaam als je geen logo hebt geüpload;
  • je contactgegevens;
  • een juridische voettekst met je bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer en btw-nummer, op elke pagina herhaald.

Je logo upload je bij Instellingen → Algemeen.

Een document genereren vanuit een boeking​

Op het boekingsscherm maakt Contract genereren de ingevulde pdf.

Daarbij wordt de tekst gebruikt die aan die boeking is vastgelegd toen hij gemaakt werd, niet het sjabloon van vandaag. Je voorwaarden in september herschrijven verandert niet met terugwerkende kracht waar een klant in juni mee akkoord ging, en het contract dat je voor die juniboeking opnieuw afdrukt, is nog steeds het junicontract.

Ondertekenen​

Staat de functie handtekeningen aan, dan kan een contract aan de balie op een tablet worden getekend, of op afstand via een eenmalige link die je de klant mailt. Zie het boekingsscherm.

Een sjabloon verwijderen​

Verwijderen vraagt om bevestiging. Boekingen die hun tekst al hebben vastgelegd houden die, dus een sjabloon verwijderen verandert nooit een bestaand contract.