Het klantportaal

Je huurders krijgen hun eigen pagina's, zodat ze dingen kunnen opzoeken zonder je te bellen: hoe hun borg ervoor staat, wat ze tekenden, wat een inspectie vastlegde, en wat ze nog verschuldigd zijn.

Je hoeft niets aan te zetten. Elke klant heeft deze pagina's vanaf het moment dat er een boeking op zijn naam staat.

Hoe je klant binnenkomt

Er is geen wachtwoord dat je moet uitdelen. Je klant vraagt een eenmalige inloglink aan, die naar zijn e-mail gaat en 30 minuten werkt.

Dat is bewust: mensen huren twee keer per jaar bij je, en een wachtwoord dat ze in april instelden zijn ze in september vergeten. Een link in hun inbox werkt altijd.

Wat je zelf moet doen: zet een link naar deze pagina's waar je klanten toch al kijken, in je boekingsbevestiging, of als "Mijn boekingen" in de voettekst van je website. Vraag support om het exacte adres voor jouw account; het staat op hetzelfde ReservationBay-adres dat je boekingswidget gebruikt.

Een paar dingen om te weten als een klant erover belt:

• Een nieuwe link aanvragen laat de vorige vervallen. Klikte iemand op een oude mail, laat ze dan een verse link aanvragen.
• Een link werkt één keer. Hem doorsturen naar een partner geeft die partner geen tweede sleutel.
• Het formulier geeft hetzelfde antwoord of het adres bekend is of niet, zodat niemand ermee kan achterhalen wie waar huurt. Dat betekent ook: een klant die het verkeerde adres intypte krijgt geen foutmelding. Er komt gewoon geen mail.
• Aanvragen zijn gelimiteerd, dus wie de knop blijft indrukken wordt gevraagd te wachten.

Eén adres, twee verhuurbedrijven

Huurt iemand bij twee bedrijven die allebei ReservationBay gebruiken, dan stuurt elk zijn eigen link, en elke mail noemt het bedrijf dat hij opent. Hun boekingen bij jou worden nooit met die van iemand anders vermengd.

Wat ze kunnen zien

Pagina	Wat erop staat
Boekingen	Opgesplitst in aankomend en historie.
Eén boeking	De verhuur volledig: regels, de objecten die eruit gingen, welke maat elk had, de extra's die ze toevoegden, de totalen en de locatie.
Documenten	Wat ze tekenden. De ondertekende pdf als die er is; anders het contract zoals het geformuleerd was toen ze boekten, op aanvraag gegenereerd.
Inspectie	Het inspectiedossier inclusief foto's: wat er bij uitgifte en bij retour is genoteerd.
Borg	Hoe hun borg ervoor staat en op welke grond er eventueel iets is ingehouden.
Factuur	Een factuur per verhuur, op het scherm en als pdf in jouw huisstijl.

Alles staat in jouw huisstijl, met je logo en je gegevens.

Wat jij bepaalt

Deze pagina's hebben geen eigen instellingen. Ze tonen wat er al in je portaal staat. Wil je veranderen wat een klant ziet, dan verander je het dus dáár waar het vandaan komt:

Wat de klant ziet	Waar je het instelt
Het logo en de bedrijfsgegevens op hun factuur en documenten	Instellingen → Algemeen
De tekst van het contract dat ze kunnen downloaden	Documentsjablonen
Of er überhaupt een ondertekende pdf is	Teken het contract op de boeking
Of ze inspectiefoto's zien	Leg een uitgifte- of retourinspectie vast
De grond die bij een ingehouden borg staat	De schadeomschrijving op de retourinspectie. Schrijf hem zoals een klant hem hoort te lezen
De taal die ze standaard krijgen	Instellingen → Algemeen

Het praktische gevolg: wat je in een inspectie typt, leest je klant. "Kras" en "Diepe kras over het linkerpaneel, gefotografeerd, € 40 ingehouden" zijn hetzelfde veld, en één van de twee scheelt een telefoontje.

Een openstaand bedrag betalen

Staat er nog iets open op een boeking, dan kunnen ze dat vanaf hun eigen boekingspagina betalen, via dezelfde checkout als de widget. Dat scheelt het telefoontje en het scheelt je team het aannemen van kaartgegevens door de telefoon.

Opnieuw boeken

Opnieuw boeken herhaalt een eerdere verhuur op nieuwe data: dezelfde locatie, objecten, pakketten en extra's, zonder dat ze hoeven te onthouden wat ze hadden.

De nieuwe boeking komt onbevestigd in je lijst, met het klantportaal als bron, net als een widgetboeking. Je bevestigt hem zoals altijd.

Voor een bedrijf met terugkerende klanten is dit stilletjes een van de nuttigste dingen op de hele site.

Hun eigen taal

Die kiezen ze zelf met de schakelaar onderaan de pagina. Tot ze dat doen wordt je bedrijfstaal gebruikt. Die stel je in bij Instellingen → Algemeen.

Hun keuze stuurt daarna ook alles wat je ze mailt, en dat is het nuttige deel: een Duitse klant die één keer wisselt, krijgt vanaf dat moment Duitse bevestigingen, zonder dat jij iets doet.

Wat ze niet kunnen zien

Alleen hun eigen gegevens, bij jouw bedrijf. Andere klanten, je overige boekingen en je rapportages zijn eenvoudigweg niet bereikbaar.

Hetzelfde geldt tussen bedrijven: huurt een van je klanten ook bij een ander ReservationBay-bedrijf, dan komen die twee accounts elkaar nooit tegen. Hun historie bij jou is alleen van jou.

Documenten en inspectiefoto's worden via kortlopende links geserveerd, dus een link die een klant doorstuurt werkt kort daarna niet meer.

Is het de moeite om klanten hierop te wijzen?

Ja, als je borg vraagt of contracten laat tekenen. Dat zijn de twee dingen waarover mensen bellen, en beide worden hier beantwoord zonder dat je team opneemt.

Het verdient zich ook terug bij terugkerende klanten, vanwege de knop om opnieuw te boeken.

Verhuur je fietsen per uur tegen contant geld en teken je niets, dan staat er voor je klanten weinig op deze pagina's en kun je het laten voor wat het is.